惠普IAP集成归档平台技术功能解析

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在信息化技术快速发展的今天,企业的很大一部分业务决策是以电子信息文档为主,相关调查显示,在以信息化技术支撑业务发展的企业中,大约有85%的业务信息是电子邮件、文档等非结构化数据。这些数据包含大量的业务信息,一旦管理不当导致重要信息泄露可能会给企业造成经济损失。因此,如何有效的管理及利用这些信息已成为企业提升市场竞争力的重要环节。那么企业如何归档并利用这些信息,便面出现成本高昂的法律问题已成为企业当务之急

  作者:e-works 熊东旭

  在信息化技术快速发展的今天,企业的很大一部分业务决策是以电子信息文档为主,相关调查显示,在以信息化技术支撑业务发展的企业中,大约有85%的业务信息是电子邮件、文档等非结构化数据。这些数据包含大量的业务信息,一旦管理不当导致重要信息泄露可能会给企业造成经济损失。因此,如何有效的管理及利用这些信息已成为企业提升市场竞争力的重要环节。那么企业如何归档并利用这些信息,便面出现成本高昂的法律问题已成为企业当务之急。作为归档领域主流厂商之一,惠普的IAP集成归档平台能有效的对企业电子邮件、文档根据策略进行在线归档,在满足法律法规的前提下,使企业大量数据信息得到有序的管理,并能有效的降低企业在电子邮件和文件方面的开支。

  一、惠普IAP集成归档平台

  如上图所示,从外型上看惠普IAP很像一台机架服务器,在HP IAP平台上集成了惠普的ProLiant服务器、HP StorageWorks磁盘存储器以及归档管理软件,其架构基于模块化设计和网格技术。利用本地API、基于标准的接口和现成的集成部件,惠普IAP可以无缝连接到惠普的电子邮件、文件和数据库归档软件,以及第三方内容管理软件、电子发现和输出管理解决方案。

  1、惠普IAP解决方案

  通过在惠普IAP平台上利用本地的API以及基于标准接口的部件,我们可以实现与惠普归档软件以及第三方内容解决方案之间无缝集成。比如,我们可以使用惠普电子邮件归档软件对电子邮件进行归档,包括微软的Exchange和IBM Lotus Notes等;利用惠普的文件归档软件可以实现对各种文件进行归档;利用惠普数据库归档软件可以实现对数据库文件的归档,如Oracle数据库;惠普IAP还集成了成像、打印和信息管理功能,将电子发现扩展至打印数据和其他应用程序中,例如在打印、传真和扫描文件的同时,自动生成PDF文件进行归档。

  HP IAP集成归档平台的优势是采用模块化设计和网格体系架构,这使得IAP集成归档平台有很强大的灵活性,由于采用了网格存储技术,IAP集成归档平台能在线的并行添加智能单元(Smart cell),这种智能单元具备独立的索引和处理能力,使得IAP集成归档平台在扩容时能方面的添加和搜检,实现对数据的分布式索引和并行检索,无论数据规模,搜索响应时间平均为3-5秒,这种灵活的设计架构能有效的应对企业数据的增长。

  2、惠普IAP特点与优势

  1.容易部署和维护

  由于惠普IAP集成归档平台是一个基于标准构建的集成归档平台,其内容在出厂时便已经包含了必要的软硬件归档设备,包括服务器、存储以及必要的归档软件,是一个基本上算完整的归档系统,其平台硬件基本源自于惠普公司自有产品,企业购买之后只需根据自身的归档需求在该平台上安装相应的归档软件产品。因此,惠普IAP集成归档平台的一大优势是容易部署和维护。

  2.存储网格

  存储网格归档架构是惠普IAP集成归档平台一大特色,由于采用了存储网格技术,IAP集成归档平台可以灵活地加载、识别和利用每一个用户所需的智能单元(Smart cell),同时也可以删除陈旧的、不需要的功能,以达到功能扩展的目的。既便在某些应用环境发生改变的时候,IAP也能够非常容易地检索到相关信息。IAP的模块化设计和网格体系结构,可以有效的面对数据的增长。

  3.智能单元(SmartCell)

  智能单元是由一些基础的硬件来组成,其职责包括有效地处理I/O、做一些基本的计算、存储信息等等,这些硬件架构都是基于工业标准来实现和完成的。新型智能单元(即独立的容量单元,每个单元具有自己的索引和处理能力)可轻松地满足不断增加的归档需要。在添加更多智能单元的同时为保持搜索和检索性能,还可以从存储、搜索和应用程序网关门户模块中进行选择。这些选项中的每一个都可以独立或并行添加,以最大程度地提高系统的运行效率。分布式索引和并行检索,无论数据规模,快速搜索响应平均3-5。

  4.实现远程容灾/备份

  考虑到企业业务的不间断性及任何时间点的搜索需求,HP集成归档平台可实现不停机在线升级和备份,无论是扩充底层存储系统或是在线方式直接升级均可在不停机的前提下进行。HP 集成归档平台还可同步镜像数据网格中的每个对象、利用冗余路径,或将整个系统复制到本地或远程站点,从而最大程度地提高可用性。此外,惠普IAP还支持容灾复制,能够将归档数据从一个平台复制到另一个平台,并能支持不同平台将的查询以及提取容灾切换和回切。

  二、惠普IAP实现功能

  1、文档与记录管理

  通过搭配第三方的内容管理软件、电子发现和输出管理解决方案,惠普IAP能够帮企业实现对文档及结构化数据的采集、管理并分类记录。惠普IAP平台中的日志记录功能记录下企业业务活动,并在必要是满足相关的取证调查,大大降低由于员工操作失误或是重要信息丢失而给企业带来的风险。更重要的是通过对企业业务以及员工行为的管理能有效的提升企业员工的工作效率,减轻由此给企业带来的回归性负担。

  2、合规性存档

  合规性要求是企业在文件归档过程中必须考虑的一个因素,比如数据归档后的保存年限问题、如何防止数据被篡改以及是否能保证快速搜索归档文件以满足电子发现的要求。

  惠普IAP归档解决方案设立了可扩展性、灵活性及性能的标准,有助于降低电子发现准备、法律回应和法规合规性的成本和业务影响。通过将HP 服务器及网格存储技术与本地内容索引和搜索及保留管理相结合,可主动采集电子邮件、文件和结构化记录来存入中央知识库。在数据存入之前,企业可综合考虑规律法规以及企业对归档数据的利用需求,灵活的配置数据存储策略,如数据的存放位置、存放时间,以及到一定年限之后数据自行删除等。

  安全性方面,为防止数据在存入存储系统之后被篡改,惠普IAP还集成了防火墙,能够对所有写入数据执行CRC效验并对所有操作进行审计追踪以及使用防篡改功能磁盘(WORM磁盘),此外,通过数据签名功能惠普IAP还可以防止非授权用户访问存储系统。

  3、法律分析

  法律分析是商业案件中比不可少的一个过程,企业之间由于商业信息泄露而引发的法律官司往往需要调用众多人员对企业的大量文档信息进行逐一的人工审查,其中主要是电子文档,这导致商业案件的调查取证工作进度往往异常缓慢且费用较高,随着时间的推移案件的进展将会越发困难。通过在惠普IAP上直接继承Clearwell e-Discovery Platform电子发现管理平台,将极大的改善这种状况,该平台能实现对所有法律法规及调查性事物进行同步管理。

  三、惠普电子邮件归档解决方案

  如上图所示,通过在惠普IAP平台上集成惠普的电子邮件软件实现对电子邮件的归档,其归档过程首先从邮件服务器上提取邮件信息,然后将其存放到可以有效搜索内容的归档中,释放主存储系统的存储空间,有效的提升了邮件服务器性能。由于HP IAP采用的分布式索引和并行搜索技术,其单个集成归档平台可存储数十亿个对象,并在几秒钟内搜索过滤所有对象。

  惠普电子邮件归档解决方案通常采用两种搜索方式,一种是基于单一序列索引和序列搜索;另外一种基于分布式索引和并行搜索。如上图所示,基于单一序列索引和序列搜索方式速度较慢,需要以单一引擎逐一搜索数据,好比一个人在一大堆书从中找一本书;而基于分布式索引和并行搜索的新一代搜索技术,好比许多人同时在书从中寻找一本书,这样一种方式极大的缩短了搜索时间并提升了性能。

  法律方面,考虑到法律遵从等因素,惠普IAP电子邮件归档平台保留管理期可以设置为电子邮件的“获取日期”或“发送日期”或文件的“上次保存日期”,很大程度上提升了设置保留政策的灵活性,并符合监管和合规性的要求。

  数据安全性方面,为防止归档电子邮件数据的完整性,惠普电子邮件归档解决方案集成了防火墙,能够对所有写入数据执行CRC校验并对所有操作进行审计追踪,此外还有专为法规遵从/取证人员提供安全访问的“一次登录”功能。该平台还可以为从将数据写入归档到将其永久保存的整个处理流程提供不可改变性。通过HP IAP提供的审计功能,能有效的防治篡改及销毁数据等行为的发生;借助数据采集过程中的加密、数字签名以及WORM存储,能保证写入后的信息安全。此外,还可以通过锁和钥匙控制对系统的物理访问以及通过检查是否授权来保证数据被正常访问。

  扩展性方面,由于采用模块化设计架构与存储网格技术,使得IAP能方便的添加高容量的模块化智能单元(Smart cell),这种独立的容量单元具有独立的索引和处理能力,分布式索引技术,可以在几秒内搜索数十亿个对象,由于采用了网格存储技术,使得当归档文件增多时搜索性能不会出现下降,能够轻松的满足企业不断增加的归档与存储需求。

责任编辑:常疆 来源: 51cto.com
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