如何搭建企业“互联网办公室”

服务器
陈言是公司IT信息部的主管,为公司信息化建设立下了汗马功劳。他见证了公司的信息化建设从无到有,在几年间迅速成长为行业内标杆企业的过程。可是,在如何满足员工信息共享、商务沟通和办公协同方面的需求上,却总有些力不从心的感觉。与信息化建设的循序渐进和节节胜利不同,公司在面对员工内外沟通和协作上的经历却并不那么顺利。从最初QQ+MSN+飞信的无序状态,到后来的强行屏蔽和严格管控、再到花重金购置EIM软件和架设专用服务器,最后又重新回到混乱失控的局面。

陈言从老板那儿灰头土脸地离开,回到自己的办公室,仍是愁眉不展。

陈言是公司IT信息部的主管,为公司信息化建设立下了汗马功劳。他见证了公司的信息化建设从无到有,在几年间迅速成长为行业内标杆企业的过程。可是,在如何满足员工信息共享、商务沟通和办公协同方面的需求上,却总有些力不从心的感觉。

与信息化建设的循序渐进和节节胜利不同,公司在面对员工内外沟通和协作上的经历却并不那么顺利。从最初QQ+MSN+飞信的无序状态,到后来的强行屏蔽和严格管控、再到花重金购置EIM软件和架设专用服务器,最后又重新回到混乱失控的局面。

直到前些天,因为个人即时通讯软件的安全漏洞而引发的局域网瘫痪,终于让老板痛下决心——在公司不准使用QQ和MSN这样的个人即时通讯软件,不管有用没用,一律屏蔽!

老板的怒发冲冠直接导致了员工的怨声载道,腹背受敌的局面让陈言感到似乎又回到了当初的困境,就好像努力跋涉了很久、走了很多弯路,最后又重新绕回了最初的悬崖边上。

这其中的酸甜苦辣只有陈言最清楚。

个人即时通讯纷扰不断

公司里有很多业务人员都需要随时跟客户保持联系,总部与分公司之间也经常需要相互沟通。最开始员工只是自发地利用各自熟悉的个人即时通讯软件来保持联系,不但比邮件往来效率更高,公司也节省了不少电话和传真的开支,老板对此当然是乐见其成。

但是,因为内部缺乏统一的管理和维护,员工升级和打补丁往往不及时,加之个人即时通讯软件本身存在的安全漏洞等问题,给IT信息部日常维护工作增加了不少麻烦。此外,个人即时通讯的服务器不稳定,经常会出现频繁掉线、传输速度慢等现象,导致沟通不畅的问题常常出现。

后来,随着个人即时通讯所附带的娱乐功能越来越多,交友、游戏、股票等开始占用员工大量工作时间,老板的脸色也因此越来越不好看。

老板脸色不好的直接结果就是陈言必须想出各种手段,限制员工使用个人即时通讯软件中的娱乐功能。

陈言确实想了不少办法,比如只给特定员工开通外网权限、屏蔽娱乐网站、累计上网流量等被员工深恶痛绝的手段。这些手段在引起员工不满的同时,却没有取得预期的效果,没有权限的员工,总有自己的办法绕过陈言的监管。

很多时候,陈言感觉自己就是个两头不讨好的监工,被员工抱怨、被老板训斥,这夹板气受得可真窝囊。

EIM“败走麦城”

老板的耐性在员工上班时间“偷菜”的行为愈演愈烈时,彻底崩溃了。他责令陈言限期整改,务必让办公室“清静”下来!

陈言提出的方案是用EIM软件代替娱乐色彩浓厚的个人即时通讯软件。他选择用腾讯通RTX,作为企业内部的即时通讯软件。

经过连续几周加班加点的服务器架设和调试,RTX终于上线了。

一开始,员工们对RTX的使用效果还很满意,可运行一段时间后,RTX的缺陷渐渐暴露出来。

首先,RTX的部署和运维成本极高。企业不但要掏钱购买软件,还要另外购买服务器并自行部署,上线后的日常维护和升级也需要持续的资金投入。其次,RTX只能在企业局域网内部使用,一旦员工下班或者出差在外,即使能够上网也无法使用。如果考虑架设VPN专线,费用会更高。最后,也是最致命的,RTX的使用范围仅局限在企业内部,总部与分公司之间、员工与客户和合作伙伴之间的联系,仍然需要依赖个人即时通讯。

很快,员工要求开通QQ和MSN权限的呼声又起。

随着电话费的节节攀升,公司不得不默认了QQ和MSN的卷土重来。RTX最初的辉煌快速被掩盖,在线用户越来越少,大家又逐渐回到了之前QQ+MSN+飞信的状态当中。

鱼与熊掌

这一次的网络安全故障不但让老板再度发火,也给陈言下了“死命令”——必须彻底解决问题,而且,这次没有费用支持!

老板的怒火和实施RTX的挫败引发了陈言对如何搭建企业级即时通讯平台的思考。

从员工的角度看,同事间、客户、媒体、合作伙伴要保持联系,互联网聊天工具无疑是最简单、最有效、最便捷的沟通方式,他们对即时通讯的依赖无可厚非。

从老板的角度看,QQ和MSN这种个人即时通讯软件为了增强用户的黏性,往往提供五花八门的娱乐和游戏功能。在办公室里,不但员工的正常工作经常被频繁跳出的新闻弹窗打断,类似设好闹钟准点儿“偷菜”的情形也屡禁不止,也难怪老板要抓狂。

其实,有关在企业和组织内部使用个人即时通讯软件的现状一直有颇多争议。而个人即时通讯存在的先天不足和娱乐色彩过浓也让一些企业对其又爱又恨。如放任自流,不但员工的工作效率降低,对内部的网络安全也是个威胁;如完全屏蔽,毕竟它们除了娱乐功能,还有很多实用功能是企业需要的,因噎废食不是长久之计。

陈言同样是在经历了对个人即时通讯放任、严控、松懈、重新严防死守这样的循环之后,才选择了EIM软件,可惜效果却并不理想。首先购买成本很高,而且还有部署专业服务、优化局域网。还经常因为不同电脑环境需要调试维护,大大增加了部门技术人员的工作量,最重要的是,在广域网上无法互联互通,只能作为内部交流用。

这让他陷入苦思,到底有什么工具能兼具这两方面的长处,既有适合企业沟通的办公特性和组织特性,又有个人即时通讯软件的免费特性和互联互通特性?

二者得兼

仔细分析了现有的个人即时通讯和EIM软件的利弊后,陈言被更专业的企业级即时通讯互联网平台——imo所具备的种种特性吸引。尤其是imo本身的终身免费、去娱乐化、安全稳定、兼具内外部沟通、办公协同的优势,让老板很快拍板。

一周后,全新的imo即时通讯平台在公司总部和各地分公司全面上线。

imo的到来给公司带来了很大变化,尤其是互联网办公环境的改善,既提高了工作效率,也降低了沟通成本。

对于老板来说,imo让公司管理层随时随地了解员工的工作状态。不同的职务,不同的权限,更能提现企业的组织特性。

对公司员工来说,imo可视化的组织结构树与公司的行政架构保持一致,清晰的层级关系、电子名片和员工照片让所有人都一目了然。新员工甚至把imo当成认识其它同事的平台,无论找人还是办事都很方便。imo运用了最新的“云计算”技术,使员工无论身处何地,只要能够上网,就能登录imo进行沟通。

对客户和合作伙伴来说,imo以统一的企业帐号为后缀,加上规范的姓名缩写,给人的感觉既专业又官方,公司形象无形中得到进一步提升。

对陈言这个信息主管来说,imo的上线除了能让员工有一个稳定的即时通讯平台、还提高了沟通效率、并且整合了办公协同功能、极大改善了互联网办公环境,同时也减轻了网络安全维护上的许多压力。

因为imo,一切都变得轻松、自如!

责任编辑:桑丘 来源: imo
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