随着企业信息化建设推进，不少高速发展的新型企业引入OA自动化系统，提高办公效率。而一些稳定发展的老牌国产企业，受制于办公环境因长期发展已自成体系的现状，面临着管理模式死板、工作流程冗余复杂、业务灵活性不足导致效率低下等现状。三元食品同样面临着此类问题，因此，三元食品引入IBM协同平台以节约工作流程周期，提高办公效率。
三元食品从地方国营企业发展到上市公司，业务覆盖到全国各个地方，整个经营形势的发展和自身发展的需要，原有的经营管理模式跟不上现在形势的发展，原来的管理模式显得十分落后。由于业务规模发展，办公地点分散，以往的方式是由各分厂文件报表审批皆通过纸质打印，由相关领导逐一签字。如遇某环节，领导出差或外出不在，文件审批只能暂时搁置;如文件需要调整修改，审批过程无异于重头再来。同时，由于缺乏沟通平台，各级领导的指示意见只有经办人了解，相关人员并不明确。
正因以上种种因素，三元食品从2011年4月开始，与IBM合作，从公文审批和合同审批办公自动化开始，推行无纸化办公，通过IBM协同办公软件完成公文和合同的网上逐一审批，该系统明确审批流程，实时跟进审批进程，减少纸质传输的风险，同时审批流程各环节均可查阅各经办人的处理时间和意见指示，节省纸质流通签阅的成本和时效，保障文件真实安全规避舞弊现象。整套系统通过联动，每个环节都可以看到流转过程中每一个节点上领导的意见批复，加强了相互沟通。
随着该系统实际使用衍生出新的需求，系统逐渐扩展，通过IBM协同办公软件，三元食品后续开发即时通讯系统，消息登陆提醒，重要信息推送，领导即使出差也可以对文件审批。同时拓展视频系统、远程协助系统、网络会议等，减少各分厂往来会议产生的差旅、交通、住宿等费用。
为督促各部门推进办公自动化的应用，开发部门逐渐增加了办公提醒、邮件提醒功能，促使三元食品厂所有人都养成电子办公习惯。新系统的推进离不开高层领导的支持，三元食品从倡导、督促、强制的方式逐步养成网上文件处理习惯。通过增加提醒功能，打开电脑信息框就会提示，预先处理相关紧急文件。
在今年2月，三元食品开始实施参观系统，过去三元对政府部门、社会人士、学校团队等多方面来三元食品参观的情况，没有专门的接待部门，都是办公室组织。涉及到通知相关领导审批，占用会议室、影音室，都是不同部门管理。参观系统可以轻易提交接待参观团队的任务，随时查询所需时段是否有其他人占用相关资源，简化管理。
通过该系统在缩短审批周期、提高效率的同时可以清楚的规范工作人员的工作流程，通过流程效益分析，可以清楚的查看到哪一段时间内批的不及时，对领导工作也有一个促进作用。
未来三元将ERP和各种软件系统整合，针对财务数据、人力资源部数据等进行分析，准确、及时的数据对企业制定销售政策、经营政策、投资政策等起到促进作用并取得收益。
IBM软件集团大中华区协作解决方案技术经理徐刚先生表示：“IBM不断提升理念，从基础的协同工作逐渐过度到社交商务，社交商务并不是简单说把企业外面的互联网上的社交媒体、微博端到企业里，而是企业内部相应的规章制度下在传统流程之上，让更多员工、更多领导凝聚在一起，加速企业协同运作，提供更强大的手段。”
正如前面提到的即时通讯、网络会议、视频音频、邮件提醒等，均属于IBM社交商务的一部分。IBM在社交商务方面得益于三大优势，1、IBM能够和更多的公司进行相应的沟通，得到客户如何进行协同的能力，IBM有很多这方面的经验。2、差异化，让流程和业务之间建立关系，ERP的很多流程都是通过传统的协同模式来形成。3、IBM与合作伙伴结合在一起为客户服务，通过合作伙伴的支持，将客户的业务与IBM协同办公平台上共同发展。
三元食品的案例是非常典型的企业建设IT系统构建的案例。三元食品通过协同的方式加快企业运作效率，强化管理制度，除了提供办公流程，提供更好的即时通信能力，提供更好的获取报表的能力外，更重点的是企业内控，这是办公自动化扩展非常重要的点，三元的内控流程化，已经取得较高的成果，特别是梳理企业内部的所有流程，并把这些流程分解为一个个的子流程，分析出对应风险点，对风险点进行控制，形成对应的控制点，再形成相应的报告和对应的审计计划，并且对外审公司提供报告是一个企业非常成熟和典型的实例。
北京三元食品股份有限公司协同办公平台项目经理马满生女士对此表示：“搭乘信息化建设的快车，每个行业都有自己的方式方法。三元食品从自身经营和业务特点出发，结合目前信息化建设现状和信息化战略规划，依托IBM协同办公软件，帮助其成功应对企业面临的管理难题，通过流程驱动各项业务的协同与开展，进而提升了集中管控的能力。”
