调查表明，面对SOX和SEC法规、数据储存等压力，59%的企业考虑采用邮件归档功能保存电子邮件记录。
大数据时代，信息类型从文本信息发展为音频、视频、图片等，邮件数据量也跃升为TB量级甚至EB量级。如何既确保邮件系统正常运作，又保证顺利管控往来邮件和完整保存邮件数据呢?
专家指出，邮件归档系统能够帮助企业实现电子举证、误删数据恢复、节省存储成本、内容监管等，提升企业信息运营生产力!
SOX(萨班斯法案)和SEC(美国证券交易委员会)明确规定：电子邮件和其他电子记录的保留时间为5年或7年以上，以便于应对商业审计。随着电子邮件在商业纠纷中举证作用剧增，企业尤其是上市公司和金融公司必须妥善管理和保存电子邮件数据，并制定相关邮件归档管理制度。
盈世Coremail邮件系统配备归档应用，实现邮件数据在线归档、分类管理和监察、长期保存和恢复、实时检索。Coremail用户可以根据实际需要，自定义邮件归档策略、归档方式、归档内容等，也可以完成多种操作权限设置，包括灵活定义不同管理员的角色和权限等，规范并提升整个邮件归档系统的安全与管理水平。
由于SOX和SEC同时要求：企业必须在规定时间内完成邮件数据的高速检索，否则将会带来严重处罚，因此，盈世Coremail提供强大的在线邮件检索工具，帮助企业从海量邮件往来记录中快速定位并查找到所需证据。
据介绍，Coremail邮件归档系统的查询功能非常完善，用户可以通过“敏感词”搜索，以及“多条件组合”、“多层结果”等搜索方式，快速调阅有用的数据信息。其中，用户可以把时间、收件人、邮箱后缀名、邮件主题/正文、附件标题和内容、附件类型等条件组合起来，进行“多条件组合”搜索;也可以在第一次检索结果的基础上进行“多条件组合”搜索，达到“多层结果”精准搜索的目的。
电子邮件已经与录音、录像等具有同等法律效力，但是，90%的单位并未在保留和管控电子邮件方面做出相关措施。专家指出，进入邮件归档系统的任何邮件数据，遵循完整性、安全性、不可篡改性规则，以后将成为企业遭遇商业纠纷时最重要的电子举证内容。通过Coremail邮件归档系统，邮件审计员可以根据账户、时间、关键词等快速找到历史邮件记录，应对司法部门的举证要求。
恢复误删邮件数据
“人有错手马有失蹄”，如果不小心删除了重要邮件，如果邮件遭恶意删除，怎么办?
这个时候，邮件归档系统就发挥重要作用，因为被删除的邮件会被服务器自动存档。通过盈世Coremail邮件归档系统，一键就可以快速恢复误删邮件，操作简单方便。如果没有电子邮件归档系统，追回被删邮件信息的过程通常需要几天时间，而使用电子邮件归档系统只需不到一小时甚至更短时间就能完成。
另外，如果某个员工离职，为保证业务进程的衔接，管理员可把该员工的业务邮件转发到新接手的员工邮箱。
防止商业机密泄露
为避免机密归档信息被审计过程中意外泄漏，用户可以借助Coremail邮件归档系统创建密级审计组保护信息安全;也可以通过邮件归档系统设置关键词(敏感词)，全程监控进出邮件。一旦发现机密信息存在外泄可能，邮件系统就会对该邮件进行预警，并通知相关管理人员，及时制定应对策略。
当然，通过“权限角色管理”设置使用权限，也有利于预防商业机密泄露。Coremail邮件归档系统提供“多级管理授权”管理模型，让各级单位承担各自邮件审计的风险控制，例如只有“系统管理员”才能使用全局设置、自定义归档策略、密级审计组等功能。
Coremail还独创“三权分立”管理模型，也就是说实现管理员、审计员、安全监察员三权分立，各自拥有不同的管理权限，例如系统管理员执行归档设置、用户授权、统计日志操作，安全监察员执行归档事件监察、安全事件统计操作，邮件审计员执行预警监控、邮件审计还原操作。“三权分立”管理模型符合国家相关安全法律法规的规定。
通过密级审计机制、敏感词审核机制、“权限角色管理”和“三权分立”管理模型，盈世Coremail邮件归档系统完美实现预警审计监控!
节省存储成本
除了归档内容、归档方式和归档策略，盈世Coremail用户还可以灵活选择“归档周期”，例如“定期归档”，从而降低服务器的运行压力。
邮件数据量已经跃升至TB量级、EB量级，这意味着企业迫切需要优化和简化保存海量数据。据悉，正常情况下某集团预估需要90T左右的归档存储空间，但是，借助盈世Coremail邮件归档系统的邮件单副本和附件单副本存储技术，促使系统自动鉴别重复内容，最终只需要30T左右的归档存储空间，大大降低存储成本。盈世Coremail透露称：“采用我们领先的存储压缩技术，最高可节省50%左右的存储空间。”
编后语：邮件归档系统，可以节省存储空间、降低成本，可以为邮件监管加上一道安全锁，还可以帮助企业实现“法规遵从”，以免遭受信誉和金钱损失。因此，越来越多企业开始采用邮件归档系统保存电子邮件记录。
